Подiлитись
16/06/2023
Конкурс на позицію програмної асистентки / програмного асистента

Фонд Східна Європа оголошує конкурс на позицію програмної асистентки / програмного асистента.

  • Дата початку роботи: якнайшвидше
  • Місцезнаходження: Київ, Україна
  • Зайнятість: повна
  • Формат роботи: офлайн

Обов’язки:

1. Супровід процедур закупівель послуг / товарів / робіт відповідно до політик і процедур Фонду, а саме:

  • підготовка повного пакету тендерної документації, відповідно до процедур Фонду;
  • збір, архівування та регулярне оновлення документів, що стосуються проєктів (контракти, пропозиції, розпорядження, додатки, форми оцінок, звіти, акти тощо);
  • складання технічних завдань у координації з менеджерками проєкту;
  • контроль процесу закупівель, включаючи розміщення замовлень на закупівлю, перегляд отриманих заявок на закупівлю, запит і збір цінових пропозицій, проведення досліджень ринку товарів і послуг, порівняння заявок або підтримку їх оцінки;
  • перевірка відповідності отриманих комерційних тендерних пропозицій та переліку документів вимогам політик Фонду;
  • забезпечення своєчасного збору тендерних пропозицій відповідно до затвердженого керівництвом запиту на закупівлю та визначених критеріїв відбору;
  • участь у веденні файлів закупівель, внесення даних до реєстрів експертів, регулярне оновлення трекеру закупівель;
  • забезпечення надання повної та відповідної закупівельної документації для перевірки та затвердження;
  • ввічлива та ділова комунікація із потенційними постачальниками та партнерами проєкту;
  • консультування співробітників програми щодо відповідних форматів і шаблонів, а також щодо політик закупівель Фонду;
  • перевірка первинних документів бухгалтерського обліку.

2. Допомога в реалізації програми на щоденній основі, включно з:

  • організацією подій, конференцій, інших заходів;
  • матеріально-технічним забезпеченням програмних заходів, зустрічей, конференцій, круглих столів, семінарів тощо;
  • збором даних про діяльність Програми, актуалізацією баз даних;
  • організацією онлайн- та офлайн-зустрічей;
  • веденням робочих записів, зокрема follow-up по завершенню зустрічей;
  • координуванням водіїв / транспортних засобів;
  • отриманням / відправленням / підписанням / скануванням / належним зберіганням документів тощо.

3. Виконання інших завдань у межах своєї компетенції за запитом керівництва.

Обов’язки та завдання, перелічені в цьому документі, є репрезентативними для характеру та рівня дорученої роботи та не обов’язково є всеохоплюючими.

Необхідні кваліфікація, досвід, компетенції:

  • вища освіта з ділового адміністрування / менеджменту / фінансів / економіки / освітній ступінь у сфері закупівель, логістики та / або суміжних спеціальностей;
  • 2-3 роки підтвердженого досвіду роботи у сфері закупівель та адміністрування контрактів;
  • вільне та грамотне володіння українською мовою;
  • впевнене користування ПК та MS Office (включаючи MS Word, Excel, PowerPoint та Outlook), впевнене користування інструментами Google Drive;
  • чесність, відповідальність, ініціативність;
  • досвід роботи у громадському секторі та / або міжнародних організаціях буде перевагою;
  • володіння англійською (середній рівень та вище) мовою буде перевагою;
  • досвід роботи з Trello буде перевагою.

Бажані навички:

  • вміння працювати з інформацією та здатність її систематизувати;
  • уважність до деталей;
  • високий рівень самоорганізації;
  • бажання навчатися;
  • здатність ефективно працювати в режимі багатозадачності, адаптуватися до змін;
  • досвід успішного встановлення та коригування пріоритетів;
  • поміркованість та старанність у виконанні поставлених задач.

Заявки (резюме, яке містить відповідний досвід роботи та навички, прямі контактні дані) прохання надсилати до 23:00 год. 30 червня 2023 року на адресу: [email protected] з відміткою «Program Assistant».

Контактна інформація:
Юлія Заплавна, координаторка компоненту «Е-послуги», Фонд Східна Європа
[email protected]