Фонд Східна Європа оголошує конкурс на позицію програмної асистентки / програмного асистента.
- Дата початку роботи: якнайшвидше
- Місцезнаходження: Київ, Україна
- Зайнятість: повна
- Формат роботи: офлайн
Обов’язки:
1. Супровід процедур закупівель послуг / товарів / робіт відповідно до політик і процедур Фонду, а саме:
- підготовка повного пакету тендерної документації, відповідно до процедур Фонду;
- збір, архівування та регулярне оновлення документів, що стосуються проєктів (контракти, пропозиції, розпорядження, додатки, форми оцінок, звіти, акти тощо);
- складання технічних завдань у координації з менеджерками проєкту;
- контроль процесу закупівель, включаючи розміщення замовлень на закупівлю, перегляд отриманих заявок на закупівлю, запит і збір цінових пропозицій, проведення досліджень ринку товарів і послуг, порівняння заявок або підтримку їх оцінки;
- перевірка відповідності отриманих комерційних тендерних пропозицій та переліку документів вимогам політик Фонду;
- забезпечення своєчасного збору тендерних пропозицій відповідно до затвердженого керівництвом запиту на закупівлю та визначених критеріїв відбору;
- участь у веденні файлів закупівель, внесення даних до реєстрів експертів, регулярне оновлення трекеру закупівель;
- забезпечення надання повної та відповідної закупівельної документації для перевірки та затвердження;
- ввічлива та ділова комунікація із потенційними постачальниками та партнерами проєкту;
- консультування співробітників програми щодо відповідних форматів і шаблонів, а також щодо політик закупівель Фонду;
- перевірка первинних документів бухгалтерського обліку.
2. Допомога в реалізації програми на щоденній основі, включно з:
- організацією подій, конференцій, інших заходів;
- матеріально-технічним забезпеченням програмних заходів, зустрічей, конференцій, круглих столів, семінарів тощо;
- збором даних про діяльність Програми, актуалізацією баз даних;
- організацією онлайн- та офлайн-зустрічей;
- веденням робочих записів, зокрема follow-up по завершенню зустрічей;
- координуванням водіїв / транспортних засобів;
- отриманням / відправленням / підписанням / скануванням / належним зберіганням документів тощо.
3. Виконання інших завдань у межах своєї компетенції за запитом керівництва.
Обов’язки та завдання, перелічені в цьому документі, є репрезентативними для характеру та рівня дорученої роботи та не обов’язково є всеохоплюючими.
Необхідні кваліфікація, досвід, компетенції:
- вища освіта з ділового адміністрування / менеджменту / фінансів / економіки / освітній ступінь у сфері закупівель, логістики та / або суміжних спеціальностей;
- 2-3 роки підтвердженого досвіду роботи у сфері закупівель та адміністрування контрактів;
- вільне та грамотне володіння українською мовою;
- впевнене користування ПК та MS Office (включаючи MS Word, Excel, PowerPoint та Outlook), впевнене користування інструментами Google Drive;
- чесність, відповідальність, ініціативність;
- досвід роботи у громадському секторі та / або міжнародних організаціях буде перевагою;
- володіння англійською (середній рівень та вище) мовою буде перевагою;
- досвід роботи з Trello буде перевагою.
Бажані навички:
- вміння працювати з інформацією та здатність її систематизувати;
- уважність до деталей;
- високий рівень самоорганізації;
- бажання навчатися;
- здатність ефективно працювати в режимі багатозадачності, адаптуватися до змін;
- досвід успішного встановлення та коригування пріоритетів;
- поміркованість та старанність у виконанні поставлених задач.
Заявки (резюме, яке містить відповідний досвід роботи та навички, прямі контактні дані) прохання надсилати до 23:00 год. 30 червня 2023 року на адресу: [email protected] з відміткою «Program Assistant».
Контактна інформація:
Юлія Заплавна, координаторка компоненту «Е-послуги», Фонд Східна Європа
[email protected]