Фонд Східна Європа оголошує конкурс на вибір підрядника з надання експертних послуг асистента/-ки.

Позиція передбачає забезпечення безперебійної роботи офісу, ефективну адміністративну підтримку керівництва та команди, а також виконання різноманітних адміністративних завдань.

Мета: створення комфортних умов для роботи в офісі, надання своєчасної та якісної адміністративної підтримки керівництву та співробітникам, а також забезпечення ефективного документообігу та комунікацій.

Основні завдання та обов’язки у межах співпраці:

• Організація життєдіяльності офісу:
  • – Забезпечення офісу всім потрібним: канцтоварами, господарськими товарами, водою, кавою, чаєм, а також іншими витратними матеріалами.
  • – Контроль за справністю офісної техніки (принтери, сканери, кавомашини тощо) та організація її обслуговування або ремонту.
  • – Підтримання порядку та чистоти в офісі, взаємодія з клінінговою службою.
  • – Організація робочих місць для нових співробітників.
• Управління постачанням:
  • – Пошук постачальників, отримання комерційних пропозицій та вибір оптимальних варіантів.
  • – Формування замовлень, контроль поставок та оплати рахунків.
  • – Ведення обліку офісних витрат.
• Взаємодія з контрагентами:
  • – Комунікація з орендодавцем, комунальними службами, провайдерами інтернету, охорони тощо.
  • – Розв’язання поточних питань, пов’язаних із функціонуванням офісу.
• Організація корпоративних заходів:
  • – Допомога в організації корпоративних зустрічей, нарад, свят.
  • – Бронювання приміщень, організація кейтерингу за потреби.
• Контроль за дотриманням правил внутрішнього розпорядку:
  • – Інформування співробітників про правила офісу та контроль їх виконання.
• Документообіг:
  • – Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, її розподіл та передача за призначенням.
  • – Підготовка та оформлення внутрішніх документів (наказів, розпоряджень, довідок).
  • – Ведення архіву документів, систематизація та зберігання.
  • – Сканування, копіювання документів.
• Адміністративна підтримка керівництва:
  • – Ведення календарів, планування зустрічей та нарад.
  • – Організація відряджень (бронювання квитків, готелів, оформлення віз за потреби).
  • – Виконання особистих доручень керівника.
  • – Збір та систематизація інформації для керівника.
• Комунікації:
  • – Приймання та розподіл телефонних дзвінків.
  • – Відповіді на електронні листи та повідомлення.
  • – Зустріч відвідувачів, забезпечення їхнього комфорту.
• Підтримка команди:
  • – Допомога співробітникам у виконанні їхніх завдань (наприклад, підготовка матеріалів для презентацій).
  • – Надання інформаційної підтримки.

Вимоги до кандидатів/-ок:

• Мінімум 1-2 роки досвіду роботи на аналогічній посаді (офіс-менеджер, адміністратор, асистент).
• Вища або незакінчена вища освіта.
• Упевнене володіння ПК (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Навички роботи з оргтехнікою (принтер, сканер, факс).
• Досвід ведення документообігу.
• Базові знання ділової етики та етикету.
• Уміння працювати з інформацією, систематизувати її.
• Навички планування та організації.
• Вільне володіння українською мовою, знання англійської мови буде перевагою.

Компетенції:

• Високий рівень відповідальності та самоорганізації.
• Пунктуальність та акуратність.
• Уміння працювати в режимі багатозадачності та дотримуватися дедлайнів.
• Комунікабельність, доброзичливість та готовність допомогти.
• Проактивність та ініціативність у розв’язанні питань.
• Стресостійкість та вміння знаходити компроміси.
• Увага до деталей.

Для участі в конкурсі надсилайте резюме українською мовою на адресу: [email protected] з темою «Assistant» до 23:59 10 липня 2025 року.

Фонд залишає за собою право контактувати лише з відібраними кандидатами.